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Warum ist es wichtig zu delegieren?

Für Führungskräfte ist das erfolgreiche Delegieren eine Fähigkeit, die sie unbedingt beherrschen sollten. Das Delegieren von Aufgaben bewirkt mehr als nur Arbeit zu verteilen und sich selbst etwas mehr Luft zu verschaffen. Erfolgreiches Delegieren schafft Vertrauen und stärkt gleichzeitig das Team. Darüber hinaus kann ein Vorgesetzter durch geschicktes Delegieren herausfinden, welcher Mitarbeiter sich am besten für bestimmte Aufgaben oder Projekte eignet. Mit diesem Wissen ist es dem Vorgesetzten möglich, jedem Teammitglied jene Aufgaben zuzuweisen, die ihrer beruflichen Weiterentwicklung zugutekommen. Außerdem gibt es den Beauftragten die Möglichkeit, neue Fähigkeiten und Skills zu erwerben. – Eine  Grundlage für erhöhte Verantwortung in der Zukunft.

Erfolgreiches Delegieren lässt Ihre Mitarbeiter wissen, dass Sie deren Fähigkeiten kennen und dass Sie ihnen vertrauen, die zugewiesene Aufgabe erfolgreich zu erledigen. Mitarbeiter, die das Gefühl haben, dass sie Ihnen vertrauen und sie respektieren, setzen sich in der Regel stärker für ihre Arbeit, das Unternehmen im Allgemeinen und für ihre Vorgesetzten ein.

In diesem Artikel wollen wir Ihnen 5 Tipps geben, wie Sie erfolgreich delegieren.

  1. Wissen, was delegiert werden soll

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    In einem Sekretariatsservice kann nicht jede Aufgabe delegiert werden. Dazu gehören überwiegend Leistungsbeurteilungen oder Personalangelegenheiten. Einige andere alltägliche Aktivitäten hingegen erfordern Ihre Aufsicht nicht.

    Stellen Sie sich die folgenden Fragen:

    • Gibt es eine Aufgabe, die Sie regelmäßig in Angriff nehmen, obwohl Sie wissen, dass Ihr Kollege besser dafür geeignet ist?
    • Würde die Zuweisung des Projekts an andere Mitarbeiter deren Karriere fördern?

    Wenn es jemanden gibt, der die Arbeit besser erledigen kann, oder wenn Sie denken, dass dies ein lehrreicher Moment sein könnte, delegieren Sie. Damit zeigen Sie, dass Sie Ihrem Team vertrauen und es wertschätzen, während Sie gleichzeitig mehr Zeit für strategische Projekte haben.

  2. Machen Sie sich die Stärken und Ziele Ihrer Mitarbeiter zu eigen

    Jeder Mitarbeiter sollte Ziele haben, auf die er hinarbeitet, und im Rahmen dieser Ziele gibt es Möglichkeiten zum Delegieren. Vielleicht haben Sie zum Beispiel einen Mitarbeiter, der Führungserfahrung sammeln möchte. Gibt es einen Praktikanten, den er beaufsichtigen oder ein genau definiertes Projekt, dessen Durchführung er übernehmen könnte?

    Für andere Aufgaben gibt es wahrscheinlich jemanden in Ihrem Team, der über die spezifischen Fähigkeiten verfügt, die zum Erreichen des gewünschten Ergebnisses erforderlich sind. Nutzen Sie dies, denn wenn Mitarbeiter die Chance haben, sich auszuzeichnen, so sind sie motivierter und engagierter, was wiederum dem gesamten Unternehmen zugutekommt.

  3. Definieren Sie das erwünschte Ergebnis

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    Wenn Sie davon ausgehen, dass Delegieren nicht mehr ist, als anfallende Arbeiten an jemand anderen abzuschieben, so wird das zur Unzufriedenheit im Team führen. Niemand will mehr Arbeit einfach nur zugeschoben bekommen. Projekte und Aufgaben, die Sie delegieren, sollten einen angemessenen Kontext und eine klare Verbindung zu den Zielen des Unternehmens haben.

    Als Vorgesetzter ist es wichtig, dass Sie ein klares Ziel vor Augen haben. Es ist ebenfalls unerlässlich, dass Sie gemeinsam mit dem Team erarbeiten, wie ein gelungenes Ergebnis aussehen und bis wann es erreicht sein sollte. Damit setzen Sie Rahmenbedingungen, die es dem Team ermöglichen, an einem Strick zu ziehen. Diese Rahmenbedingungen werden umso wichtiger, wenn mehrere Abteilungen im Haus an einem Projekt beteiligt sind, die Teammitglieder sich jedoch nur selten sehen.

  4. Sind besondere Ressourcen und Befugnisse erforderlich?

    Wenn der Mitarbeiter, an die Sie eine bestimmte Arbeit delegieren wollen, spezielle Schulungen, Ressourcen oder Befugnisse benötigt, um das zugewiesene Projekt abzuschließen, ist es Ihre Aufgabe als Vorgesetzter, alle drei Faktoren bereitzustellen. Wenn Sie jemandem eine Aufgabe aufbürden, für die er nicht die geeigneten Voraussetzungen hat, so ist das für beide Seiten frustrierend. Der Mitarbeiter kann das gewünschte Ergebnis nicht erreichen und was immer es war, dass Sie delegiert haben, landet höchstwahrscheinlich wieder auf Ihrem Tisch.

  5. Neigen Sie zum Mikromanagement?

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    Wenn Sie Ihrem Mitarbeiter Schritt für Schritt vorschreiben, wie er die Aufgabe zu erledigen hat, und dann jeden Teil des Prozesses kontrollieren, nehmen Sie ihm die Möglichkeit zu lernen und neue Fähigkeiten zu erwerben.

    Machen Sie Platz für Fehler, denn diese sind beim Lernen fast unumgänglich.

    Konzentrieren Sie sich hingegen auf das gewünschte Endziel und die Wichtigkeit des Projekts. Überlassen Sie es Ihrem Mitarbeiter, den Weg dorthin zu finden. Unterstützen Sie ihn, wenn Sie das Gefühl haben, dass vielleicht hier und dort eine Wissenslücke besteht. Auf diese Weise hat der Mitarbeiter das Gefühl zu lernen, ohne das Projekt unterbrechen zu müssen.

Schaffen Sie einen klaren Kommunikationskanal

Einen klaren Kommunikationskanal herzustellen, ist eine Art, das Mikromanagement zu umgehen. Sie sollten mit der Person, an die Sie delegieren, eine Möglichkeit der Kommunikation haben, bei der sich beide Seiten wohlfühlen. Der Mitarbeiter sollte immer die Möglichkeit haben, Fragen zu stellen und Sie über den Fortschritt zu informieren.

Es ist wichtig, dass der Kollege verinnerlicht, dass er jederzeit zu Ihnen kommen kann.

Denn, delegieren ist auch nicht, die Arbeit weitergeben und sich nicht mehr darum zu kümmern. – Sie sehen, es kann ein Balanceakt werden, dem Mitarbeiter genügend Freiraum zu geben und nicht bei jedem Schritt hinter ihm zu stehen.

Regelmäßige Besprechungen und Rückmeldungen während des Projekts können dabei helfen, Ihre Beziehung mit dem Mitarbeiter zu stärken, und zu demonstrieren, dass Sie ihm vertrauen, das Projekt jedoch nicht aus den Augen verlieren.

Üben Sie loszulassen

Das Delegieren kann für Manager und Führungskräfte, die zum ersten Mal eine Aufgabe übernehmen, schwierig sein, denn Sie legen damit wichtige Aufgaben in die Hände anderer Personen. Wahrscheinlich fühlen Sie sich mit Ihrer Arbeit verbunden und dafür verantwortlich, dass sie gut erledigt wird.

Erfolgreiches Delegieren ist eine wichtige Fähigkeit, um die sich jeder Vorgesetzte bemühen sollte. Geben Sie sich und Ihrem Team Zeit, sich an die neue Arbeitsweise zu gewöhnen, in dem Sie mit kleinen Aufgaben beginnen, bevor Sie große Projekte delegieren.